Combien de temps pour relier une facture à sa commande ?

Pourquoi ce test plutôt qu'un audit

La plupart des dirigeants savent que leur traitement des factures fournisseurs est perfectible. Peu savent le chiffrer, et c'est le problème : sans chiffre, la décision se reporte indéfiniment.

Un audit prend des semaines et coûte cher. Ce test prend dix minutes, ne coûte rien, et donne trois nombres suffisants pour décider s'il faut aller plus loin.

Il fonctionne parce qu'il porte sur un cas réel, pas sur un processus théorique. Le processus décrit dans vos documents et ce que vos équipes font réellement divergent presque toujours. C'est même l'un des premiers constats de toute cartographie sérieuse.

Le protocole

Prenez la dernière facture fournisseur reçue. Pas un exemple choisi, pas une facture simple : la dernière. Puis chronométrez.

1. 01Retrouvez la commande correspondante. Notez où vous avez dû la chercher.
2. 02Retrouvez qui l'a engagée, et sur quelle entité ou quel budget.
3. 03Vérifiez que la marchandise ou la prestation a bien été reçue.
4. 04Comparez le montant facturé à ce qui avait été convenu.
5. 05Identifiez qui doit valider, et vérifiez que cette personne est disponible.

Trois nombres à noter, et rien d'autre :

Le nombre de personnes que vous avez dû solliciter. Zéro si vous avez tout trouvé seul.

Le nombre de systèmes que vous avez dû ouvrir. Comptez la messagerie, le tableur et le classeur papier comme des systèmes, parce qu'ils en sont.

Le nombre de minutes entre le début et la réponse complète.

Comment lire le résultat

Un système, aucune personne, moins de deux minutes. Votre rattachement fonctionne. La réforme sera pour vous un changement de format, rien de plus. N'achetez rien au-delà d'une plateforme conforme.

Deux systèmes, ou une personne sollicitée. C'est la situation la plus courante. Elle tient tant que les volumes restent bas et que la personne qui sait reste disponible. Elle ne tient plus dès que l'un des deux change.

Trois systèmes ou plus, ou plusieurs personnes. Votre problème n'est pas la conformité, c'est le rattachement. Aucune plateforme de facturation électronique ne le résoudra, parce que ce n'est pas ce qu'elle fait.

Le cas le plus révélateur n'est pas le temps mais le nombre de personnes. Un traitement qui dépend de quelqu'un est un traitement qui s'arrête quand cette personne est absente.

Ce que le test ne mesure pas, et qu'il faut ajouter

Vous avez pris la dernière facture. Elle était probablement ordinaire. Refaites le test sur trois cas particuliers, ceux qui font vraiment mal :

1. 01Une facture arrivée AVANT le bon de livraison.
2. 02Une facture dont le montant diffère de la commande.
3. 03Une facture qui concerne deux entités, ou deux commandes.

Ces trois cas représentent rarement plus de vingt pour cent du volume. Ils consomment presque toujours plus de la moitié du temps de traitement.

C'est une régularité qu'on retrouve dans à peu près tous les processus : le chemin nominal est rapide, et ce sont les exceptions qui coûtent. Un système qui ne traite que le chemin nominal ne fait donc économiser que la partie qui ne coûtait rien.

Multiplier, pour rendre le coût visible

Prenez votre temps médian, multipliez-le par votre volume mensuel de factures fournisseurs, et ajoutez la surcharge des cas particuliers.

Le résultat est un coût que vous payez déjà, tous les mois, et qui n'apparaît sur aucune ligne comptable. Il est réparti entre plusieurs personnes, dilué dans leurs journées, et personne ne l'a jamais additionné.

Ce chiffre-là est le seul qui permette de décider. Pas le prix d'un outil : le coût de ne rien faire.

Nous ne publions volontairement aucune moyenne de marché ici. Les seuls chiffres qui comptent sont les vôtres, et une moyenne sectorielle sans source primaire serait une invention.

Et si le résultat est mauvais ?

Il ne s'agit pas de remplacer votre comptabilité, ni votre ERP s'il fait correctement son travail.

Ce qui manque, quand ce test se passe mal, c'est une couche de rattachement : un endroit où la facture rencontre la commande, l'entité, la réception et le validateur, avec une règle écrite pour chaque cas, y compris les trois cas particuliers ci-dessus.

Et cette couche doit savoir dire non. Quand une facture n'a pas de commande identifiable, le bon comportement n'est ni de deviner ni de la laisser passer : c'est de l'afficher comme non rattachée, avec sa cause, et d'attendre une décision humaine.